L’efficienza della gestione del ciclo di vita dell’hardware è un elemento cruciale per le aziende di oggi, che impiegano la tecnologia in misura sempre maggiore nell’ambito delle proprie attività. Riguarda tutto il complesso di hardware e software che l’organizzazione utilizza per conservare, elaborare e trasmettere le informazioni.
Una strategia di gestione del ciclo di vita degli asset IT è essenziale per aumentare l’efficienza operativa, ridurre i costi, garantire sicurezza e conformità delle attività svolte. Consente inoltre di migliorare la scalabilità dei sistemi e assicurare la continuità operativa delle imprese.
Questo articolo illustra in che modo le aziende di ogni dimensione possono raggiungere tali obiettivi.
Cos’è la gestione del ciclo di vita degli asset IT
La gestione del ciclo di vita degli asset IT (o IT asset lifecycle management) è un processo strategico per l’organizzazione, che consiste nel soprintendere e amministrare dal principio alla fine gli asset IT e le relative applicazioni.
Le fasi del ciclo di vita dell’hardware comprendono ogni passaggio, dalla pianificazione delle risorse necessarie alla loro acquisizione, implementazione, distribuzione e manutenzione, fino alla dismissione finale degli asset obsoleti.
Un’infrastruttura IT è costituita dalle apparecchiature usate per il trattamento dei dati, come server cloud e on-premise, data center, storage e apparecchiature di rete. La gestione del ciclo di vita IT ha lo scopo di garantire l’efficienza e la sicurezza complessive del sistema.
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Le fasi di una strategia di gestione del ciclo di vita degli asset IT
Pianificazione
Questa fase iniziale dell’asset lifecycle management si concentra sulla scelta delle tecnologie giuste per soddisfare gli obiettivi aziendali. Richiede di valutare i requisiti in termini di prestazioni, costi e vantaggi previsti, assieme ad adeguate considerazioni su rischi e idoneità tecnica, prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto.
Acquisizione e implementazione
Una volta verificati i requisiti, hardware e software vengono acquisiti, configurati e messi in attività. Quindi si documentano tutte le informazioni relative alla configurazione dei sistemi, ai contratti di supporto e ai passaggi chiave dell’implementazione.
Utilizzo
Durante l’uso, le prestazioni, la sicurezza, la conformità e l’utilizzo degli asset vengono monitorati. A questo scopo è possibile utilizzare un software per la gestione del ciclo di vita degli asset IT, che contribuisce a evidenziare i trend, le necessità di manutenzione e lo stato di integrità dei servizi.
Manutenzione
La manutenzione regolare, dall’installazione di patch agli interventi preventivi, prolunga la vita utile degli asset e riduce le interruzioni dei servizi. Le organizzazioni possono inoltre sfruttare i vantaggi di pratiche di gestione del ciclo di vita degli asset IT come la manutenzione di terze parti per mantenere in esercizio le attrezzature anche dopo la fine dei periodi di assistenza garantiti dal fornitore originale.
Aggiornamento dell’hardware
Quando una tecnologia non soddisfa più le esigenze operative, la sua sostituzione viene pianificata in anticipo. Grazie a questo approccio proattivo è possibile ridurre il rischio di guasti imprevisti e assicurare una transizione senza problemi ai nuovi asset.
Dismissione
Lo smaltimento responsabile consente di sfruttare al massimo il valore degli asset, minimizzando l’impatto ambientale. Le scelte tecniche disponibili comprendono la cancellazione sicura dei dati, il ricondizionamento per la vendita o il riciclo dei componenti: tutti elementi che contribuiscono all’economia circolare IT.
I costi nascosti dell’obsolescenza dell’hardware
Una corretta strategia di gestione del ciclo di vita IT consente di realizzare il giusto compromesso tra lifecycle extension e refresh dell’hardware.
Acquistare nuove attrezzature IT ha un prezzo, ma anche la graduale obsolescenza hardware comporta dei costi anche se spesso meno evidenti, come ad esempio:
- Aumento dei consumi energetici – apparecchiature risalenti anche a pochi anni fa consumano molta più energia di quelle più recenti, con un impatto notevole sui costi di gestione di un data center on-premise. La scelta della sostenibilità IT, alla fine, può costituire un vantaggio per le aziende.
- Frequenza dei guasti e delle manutenzioni – più si rimanda il refresh hardware, più la necessità di riparazioni e interventi tecnici si intensifica, con effetti negativi sul downtime dei servizi e sistemi.
- Minore produttività ed efficienza – sistemi più lenti fanno perdere tempo e rendono meno produttive le ore di lavoro dei dipendenti.
- Problemi di sicurezza dei dati – l’obsolescenza dell’hardware è direttamente proporzionale alla vulnerabilità dei sistemi alle minacce informatiche; pensiamo ad esempio a dispositivi per cui non sono più disponibili aggiornamenti. I rischi potenziali per la privacy dei dati e la conformità con il GDPR sono elevati.
EOL, EOSL e pianificazione dei refresh hardware
Durante il ciclo di vita dell’hardware esistono alcuni passaggi fondamentali che richiedono un’adeguata gestione della manutenzione e degli aggiornamenti, pena i rischi dell’obsolescenza hardware a cui abbiamo appena accennato.
Le sigle EOL (End-of-Life) e EOSL (End-of-Service-Life) individuano i due principali momenti critici nella gestione del ciclo di vita IT. Il primo corrisponde alla fine della commercializzazione di un asset, il secondo all’interruzione dell’assistenza da parte del produttore originale.
Ottimizzare la gestione del ciclo di vita IT significa massimizzare il valore degli asset. Ciò richiede un’attenta pianificazione delle modalità di manutenzione e assistenza, nonché dell’aggiornamento delle apparecchiature informatiche.
Le fasi di EOL e EOSL influiscono molto significativamente sull’efficienza dei sistemi di cui fanno parte gli asset interessati e sui rischi a cui espongono l’azienda. L’ottimizzazione del ciclo di vita IT richiede quindi:
- Una pianificazione consapevole della manutenzione e della dismissione degli asset al raggiungimento di EOL e EOSL
- La conduzione di un audit IT che ha l’obiettivo di identificare le apparecchiature EOL/EOSL attraverso un inventario, che consente di verificare l’età e valutare i rischi di tutti i dispositivi
- Sulla base dei risultati degli audit, la redazione di una roadmap di aggiornamenti IT modulare e scalabile.
Lifecycle extension e TPM
L’estensione del ciclo di vita (lifecycle extension) dell’infrastruttura IT è una strategia che consente di ottimizzare i costi e l’efficacia degli asset.
Il superamento delle date di EOL/EOSL, infatti, non significa che un dispositivo debba essere automaticamente sostituito. La manutenzione di terze parti (TPM) fornita da un partner specializzato come Evernex consente di estendere l’assistenza post garanzia, ritardando la sostituzione di apparecchiature e sistemi ancora validi, massimizzando gli investimenti sugli asset IT, oltre a ridurre i rischi di downtime dei sistemi e sicurezza dei dati.
I vantaggi della manutenzione di terze parti per l’estensione del ciclo di vita degli asset IT comprendono:
- Riduzione dei costi di manutenzione specializzata rispetto ai contratti di supporto OEM.
- Maggiore sostenibilità IT, grazie alla maggiore durata delle apparecchiature IT e a servizi di ricondizionamento e riciclo nell’ambito di pratiche di economia circolare, che riducono e-waste ed emissioni.
- Riduzione del downtime grazie a una manutenzione proattiva e alla disponibilità costante di un partner affidabile con soluzioni di assistenza 24/7 o entro il giorno lavorativo successivo, a seconda delle esigenze.
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Sostenibilità IT e riutilizzo dell’hardware
Un altro modo di coniugare sostenibilità IT e gestione del ciclo di vita IT è offerto dalla possibilità di utilizzare hardware ricondizionato.
I programmi Evernex SPaaS™ (Spare Parts as a Service™) e Buy-Back consentono rispettivamente di avere a disposizione componenti di qualità ricondizionati e di rivendere le apparecchiature non più necessarie a seguito di un refresh hardware.
La gestione ITAD permette inoltre di ridurre i rifiuti elettronici a fine vita, attraverso la selezione dei materiali riciclabili e la successiva rilavorazione.
In questo modo, l’azienda ottiene anche la certificazione dello smaltimento conforme dei RAEE in base alle normative vigenti.
Strategie enterprise di lungo periodo per il ciclo di vita dell’hardware IT
Nel lungo periodo, le organizzazioni possono definire e implementare strategie di gestione del ciclo di vita degli asset IT efficaci, che possono sfruttare misure come:
- Uso dei migliori strumenti ITAM (IT Asset Management) per il tracciamento degli asset IT (sia cloud che on-premise)
- Monitoraggio e audit del ciclo di vita EOL/EOSL degli asset
- Manutenzione di terze parti (TPM) per consentire la lifecycle extension
- Implementazione di una gestione ITAD efficace per massimizzare il ROI dell’infrastruttura IT, garantendo la conformità ambientale e della protezione dei dati
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FAQ
Cos’è una strategia di gestione del ciclo di vita degli asset?
Una strategia di gestione del ciclo di vita degli asset IT è un approccio strutturato che consente alle organizzazioni di controllare e valorizzare l’hardware IT in tutte le fasi, dall’acquisizione alla dismissione.
Quali sono le fasi del ciclo di vita degli asset IT?
Le fasi di una strategia di gestione del ciclo di vita degli asset IT sono: pianificazione, acquisizione e implementazione, utilizzo, manutenzione, aggiornamento e dismissione.
Quanto dura il ciclo di vita dell’hardware IT?
La durata del ciclo di vita degli asset IT dipende in primo luogo dalla tipologia di dispositivo. Ad esempio, un server aziendale può avere una durata da 5 a 10 anni, anche grazie all’estensione del supporto oltre la data di EOSL con la manutenzione di terze parti.
Quando conviene sostituire l’hardware invece di estenderne la vita?
Sostituire l’hardware IT conviene quando i costi del suo mantenimento oltrepassano quelli di acquisto di un nuovo modello. Fattori critici per la scelta possono essere il costo dei componenti e delle riparazioni, la presenza di colli di bottiglia nelle prestazioni che non possono essere risolti altrimenti e la fine del supporto del firmware.
Come si gestiscono gli asset IT a fine vita?
La gestione degli asset IT a fine vita (o ITAD) deve garantire la protezione dei dati, ad esempio con la cancellazione sicura o la distruzione dei supporti che, a seconda della criticità, deve essere adeguatamente documentata. I dispositivi ancora funzionanti possono essere ricondizionati e rivenduti per massimizzare il ROI. Lo smaltimento dei RAEE deve essere eseguito in centri autorizzati che recuperano e riciclano le materie prime, smaltendo correttamente i rifiuti pericolosi.